不管是拍集体照还是拍会议照，前期都要做许多详细的工作，都是为了在拍摄的时候减少错误的发生，其次也是为了拍摄时加快我们的拍摄进度。前期做好充足的准备，真的会为拍好会议照打下坚实的基础。
会议摄影需要做哪些前期准备工作呢？
（一）对会议流程的准备。
拿到拍摄任务，摄影师应在会议召开前的第一时间，尽可能地与会议主办方、承办方等相关会议组织人员进行详细、有效的沟通，得到会议流程表，明晰会议的主题、主要内容、主要流程、持续时间、所有与会人数，包括所有与会领导及嘉宾的人数、姓名、座次，会议主要发言人及每人的大概发言时间、必拍内容、有无指定拍摄点以及特殊要求等等。
（二）对会议场地的准备。
会议场地的准备要求摄影师最好能提前到达会议举办的场所，感受、体验与观察拍摄环境，确认会场的布置、座位安排与所有可能的现场照明情况，要根据具体拍摄要求、现场环境、有无限定拍摄机位等，合理选择、确认拍摄器材，大体确定拍摄画面的景别、张数及对应拍摄点、镜头焦距范围。摄影师应明确现场照明情况，包括光照强弱、色温高低、照明控制、亮度调整范围、采光情况、会议举办期间天气情况。此外，摄影师还应检查并确认有无明显影响摄影构图的一些不利因素，比如歪置的窗帘、敞开的门扇、散乱的桌椅、杂乱的背景、不工作的光源等等，如有此等情况，应提前处理。总之，该准备相当于摄影师实地进行摄影彩排，如有必要，试拍也未尝不可。
（三）对使用器材的准备。
根据单位或客户需求，摄影师应明确拍摄的具体时间、地点等各项细节，合理选择自己熟悉的拍摄器材，主要包括准备合适的照相机、镜头、闪光灯、三脚架、电池、存储卡等等。备用照相机、便携式外置闪光灯以及备用电池、存储卡的携带与检查也是必要的。存储卡的选择注意要与相机匹配、读写速度要快、容量要大，与电池一样，至少都备用一到两份，以防不测。
（四）其它准备工作。
对于大型的比较重要的会议，如果限定了摄影师人数、机位或拍摄地点，需要两人以上共同完成拍摄任务的，摄影师应根据拍摄要求、场地特点、器材特点、会议议程安排等不同情况进行适当分工，具体包括拍摄区域、拍摄内容、会议特殊议程的远近镜头的分工等等。此外，还应做好一些突发事件的心理应急准备工作，比如突发人物、突发事件，比如会议时间、场地的临时改变、调整，会议改期、延期、暂停，组会人员对正在进行中的会议议程的临时调整、补充安排以及天气的突然变化等等。另外，如果时间充裕，摄影师还应尽量做好会前的学习调查工作、与特殊采访对象的联系沟通或预约拍摄工作，要尽可能浏览一下发言人等重要人物以前拍摄的会议照片，熟悉发言人等重要被摄对象以防漏掉某些重要镜头，或者查找主办方以前在该会场成功组织过的会议照片，初步调整、设定此次会议照片的定位等等。最后，别忘记在会议摄影举办前一天再次检查摄影器材，以确保万无一失。如果会议举办地不在当地，摄影师还应提前安排好行程，至少提前一天到达。在会议摄影前，摄影师还应注意劳逸结合、适当休息，以保证会议拍摄期间精力充沛、注意力集中、工作快速高效。在会议开始前，无论如何，摄影师应尽量提早出发，至少保证提前半小时以上到达会场。
